El archivo

Es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo.

Fundamentos de archivos

Organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa, entre organismo u oficina.

Importancia del archivo

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para: 

*Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración. 
*Para la Comunidad y el Estado: los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, de el estado y de este con otro estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos. 
*Para el desarrollo Económico y Social: El mejoramiento de las condiciones de vida de la población objetivo constante de todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Por lo anterior los antecedentes sobre estas actividades son de mucho valor para determinar los logros y de estos programas. 
*Para el desarrollo Científico y Tecnológico: la investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del país. Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está basado en la capacidad para brindar información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos. 

Funciones de los archivos

*Reunir ordenadamente todo los documentos que circulan de la empresa.

*Asegurar de la perfecta conservación de los documentos.

*Asegurar la máxima rapidez en la localización y envió de los documentos requeridos por las diversas de pendencia de la empresa.

Equipo y materiales de archivos


 *Archivo verticales.

Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

*Archivo Horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en tipo de los bordes angostos.

 *Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.

Equipos Electrónicos.

*Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.

*Discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el CPU de la computadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.

*Dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. Pueden ser electrónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos cd.

*Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o institución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.

*Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. Ésta por lo general vienen clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.

*Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentran la información necesaria.

*Índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.

*Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado archivado o debe archivarse.

*Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida.

*Ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo  corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.

*Guías y sub-guías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.

Clasificación alfabética

Este sistema sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.

Reglas de clasificación

Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: María Elena Salas. quedará así:

1- Apellido, en este caso, Salas

2- Nombre de pila: María

3- Segundo nombre: Elena

clasificación por asunto

Este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia

Dentro de sus características están:

1. El titulo de la correspondencia se denomina por la materia tratada en el documento,
2. Este método es útil cuando existe la necesidad de relacionar el expediente con alguna actividad en particular, con algún departamento o con un producto especifico.
3. Los asuntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.